Отказное письмо на продукцию

Что такое отказное письмо

Чтобы ответить на вопрос о том, что такое отказное письмо на товар, необходимо проанализировать требования действующего законодательства в области сертификации. В Российской Федерации сейчас параллельно применяются два механизма:

• сертификация по стандартам Евразийского экономического союза, членом которого является Россия. В ЕАЭС требования к качеству и безопасности продукции устанавливаются специализированными нормативными актами – техническими регламентами. Сейчас уже разработаны и вступили в силу более 40 таких актов. Все они являются обязательными к применению: то есть если продукция подпадает под действие ТР ТС, на нее придется оформлять сертификат или декларацию о соответствии его требованиям;
• сертификация по национальным стандартам. Сертификационное законодательство Таможенного союза пока находится в стадии формирования. Для восполнения пробелов в нормативной базе применяются национальные нормативные акты, устанавливающие требования к качеству и безопасности продукции. В России таким актом становится Постановление Правительства от 01.12.2009 № 982. В нем содержится список продукции, которая подлежит оценке соответствия по стандартам ГОСТ Р. Выполнение требований этого постановления о сертификации является обязательным в отношении товаров, перечисленных в нем.

Таким образом, если тот или иной продукт указан в одном из техрегламентов или в постановлении № 982, для него проводится оценка соответствия в форме сертификации или декларирования по соответствующим стандартам. Если его в этих списках нет, проводить сертификацию не требуется - точнее, ее разрешается провести только в добровольном порядке, поскольку обязательная сертификация в этой ситуации не предусмотрена.

Однако фактически чтобы убедиться в этом, необходимо провести анализ объемной нормативной базы, включающей перечисленные акты. В представителей контролирующих органов или потребителей продукции нередко возникает вопрос о том, в самом ли деле продукция не подлежит обязательной сертификации. Чтобы подтвердить этот факт, стоит оформить ОП на продукцию. Это официальный документ, который подтверждает отсутствие в законодательстве требования об обязательной оценке соответствия данного типа продукции. Он представляет собой ответ сертификационного органа на запрос заявителя о необходимости сертификации конкретных позиций с указанием идентифицирующих их сведений.

Какая информация содержится в отказном письме?

Стандартная форма, принятая в российской практике, содержит следующие сведения:

• сведения об организации, которая запросила документ;
• характеристики продукции с указанием исчерпывающего перечня ее признаков, позволяющих обеспечить однозначную идентификацию;
• ссылки на нормативные акты, обосновывающие отсутствие в законодательстве требования об обязательной сертификации продукции или других необходимых процедур.

Скачать бланк отказного письма

Зачем нужно отказное письмо

Итак, по своей основной сути ОП – это документ, который составляется для удобства взаимодействия между продавцом или производителем товара и его контрагентами – например, государственными надзорными органами, покупателями продукции, устроителями тендеров или заказчиками в процессе государственных закупок и так далее. Оно избавляет от необходимости своими силами доказывать отсутствие требования об обязательной сертификации. В то же время ни для каких товаров отказное письмо не является обязательным документом: его оформление производится добровольно.

Кроме сертификационных, в практике используются и другие виды отказных писем. Все они имеют одинаковую задачу: доказать отсутствие требования об обязательной сертификации по определенным требованиям. В актуальном российском законодательстве и правовой базе Евразийского экономического союза содержится большое число вариантов обязательным процедур, список которых зависит от конкретных категорий продукции и операций, которые необходимо выполнить компании. В зависимости от того, о какой конкретно сфере идет речь, применяются следующие варианты.

ОП для таможни

Одна из наиболее распространенных ситуаций, в которых применяется такой документ, - транспортировка груза через границу и его таможенное оформление. В этих случаях у сотрудников таможенных органов нередко возникает вопрос о том, на какие товары достаточно только отказного письма: номенклатура перевозимой продукции очень велика, и они физически не в состоянии помнить все актуальные требования законодательства для данной позиции. Чтобы избежать необходимости доказывать отсутствие сертификационных или карантинных требований с законами и постановлениями в руках, проще заранее оформить ОП, которое уже содержит всю необходимую информацию.

Скачать отказное письмо для таможни

ОП для торговли

Сейчас покупатели уделяют большое внимание качеству продукции, поэтому перед ее приобретением стремятся ознакомиться с документами, подтверждающими ее качество и безопасность – например, сертификатами или декларациями. Их отсутствие способно вызвать подозрения в том, что продавец или производитель не выполнил обязательные процедуры проверки, и предлагаемый им товар – некачественный или опасный. ОП в этой ситуации позволит подтвердить, что для этой продукции прохождение сертификации в соответствии с законодательством не предусмотрено. Также этот документ окажется полезен при участии в государственных закупках или крупных коммерческих тендерах.

Кто выдает ОП

В рамках сложившейся практики выдачей отказных писем занимаются аккредитованные сертификационные органы, имеющие действующее свидетельство Росаккредитации. Это оправданно: такие организации имеют в штате компетентных сотрудников, владеющих актуальной информацией о требованиях действующего законодательства в отношении сертификации продукции и других обязательных процедур по оценке соответствия. Такие письма обычно без проблем принимаются представителями контролирующих инстанций и потребителями продукции.

Однако разбираясь, кто выдает отказное письмо, следует учитывать официальную позицию Росаккредитации в этом вопросе. Она сформулирована в информации от 13 ноября 2018 г. № 29283/05-СМ. Здесь говорится о том, что органы по сертификации не наделены полномочиями о публикации официальных разъяснений нормативных актов, действующих на территории Евразийского экономического союза и Российской Федерации. Оформляемые ими отказные письма имеют чисто информационный характер. Впрочем, действительно, это является их основной функцией, поэтому никакого противоречия здесь нет.

Кто может получить ОП

Ограничений относительно того, кто вправе получить ОП, в действующем законодательстве не содержится. Но обычно заявку на оформление такого документа подает владелец партии товара или промышленного производства продукции, которому требуется подтвердить отсутствие в законодательстве требований о его обязательной сертификации или других процедур. Соответственно, как правило, в этой роли выступает продавец изделий, производитель продукции либо уполномоченное им лицо.

Чтобы заказать оформление такого документа, следует подать заявку в аккредитованный сертификационный орган. В ней обычно указываются следующие сведения:

• информация о заявителе;
• сведения о продукции, позволяющие однозначно идентифицировать тип и категорию товара, в том числе коды ОКПД 2 и ТН ВЭД;
• орган, для которого оформляется документ.

На основании этой заявки специалисты сертификационного центра составят план работы. После заключения договора и внесения оплаты они проанализируют требования актуального законодательства для конкретного типа продукта и составят разъяснение.

Требуемые документы

Информацию о том, какие документы нужны на товар для оформления отказного письма, предоставят сотрудники сертификационного центра. Состав требуемого пакета зависит от типа товара. Обычно он включает:

• учредительные документы и реквизиты компании-заявителя;
• заявку на выдачу ОП;
• документация о характеристиках и идентификационных признаках товара, включая фотографии;
• инвойс, контракт на поставку или другие документы, подтверждающие право владения и распоряжения товаром.

При возникновении необходимости специалисты сертификационного органа вправе запросить дополнительные документы. Чем более полным окажется предоставленный пакет, тем быстрее они смогут оформить готовый документ: фактически то, через сколько дней выдается отказное письмо, зависит от количества времени, которое придется потратить на поиск недостающей информации. Если же данных достаточно, опытные сотрудники сертификационного центра способны подготовить ОП за один рабочий день. Такие короткие сроки достигаются благодаря хорошему знанию требований законодательства в отношении разных категорий продукции.

Срок действия

В соответствии с установленными правилами срок действия отказного письма на продукцию не ограничивается. Оно остается действительным до тех пор, пока не изменятся требования законодательства в отношении данного типа товара. Если это произойдет, письмо автоматически станет недействительным, поскольку в нем содержатся ссылки на отмененные или измененные нормативные документы. В этой ситуации заявителю потребуется переоформить ОП, чтобы обеспечить его соответствие текущей ситуации.

Основные вопросы

Сколько стоит оформление отказного письма? Услуга по подготовке такого документа предоставляется аккредитованными сертификационными органами на коммерческой основе. Ее стоимость действующим законодательством не регулируется. Они вправе самостоятельно определять цену на услуги, исходя из рыночной ситуации и сложности необходимых работ. Заказчик, в свою очередь, вправе выбрать подходящее предложение от одного из поставщиков услуги, ориентируясь в том числе на ее цену.

Можно ли оформить отказное письмо дистанционно? Никаких сложностей, которые делали бы невозможным дистанционное оформление отказного письма, нет. Заказчик сможет направить заявку в сертификационный орган любым удобным способом и произвести оплату при помощи одной из современных технологий. Специалисты органа по сертификации подготовят документ и вышлют его заказчику в электронном формате или в традиционном бумажном виде с использованием почтовой связи.

В каких случаях требуется переоформление отказного письма? Переоформить документ придется при изменении любых данных, содержащихся в нем. Это обычно происходит при изменении требований актуального законодательства в отношении сертификации данной категории продукции. Также распространенной ситуацией является смена названия компании, запросившей письмо, ее организационно-правовой формы, наименования товара и проч.

Обязательно ли получение отказного письма? Нет, этот документ заказчики получают добровольно, чтобы упростить процесс взаимодействия с государственными надзорными органами или покупателями товара. Но в отдельных ситуациях его оформление может стать обязательным: например, если условие о его предоставлении зафиксировано в договоре между продавцом и покупателем.

Преимущества нашей компании

Центр сертификации «Безопасность» - это команда опытных экспертов, которые досконально знают законодательные нормы, устанавливающие требования к обязательной сертификации разных типов продукции. Оформляемые нашими сотрудникам отказные письма соответствуют всем установленным требованиям и не вызывают вопросов у представителей контролирующих и надзорных органов. Мы выдаем отказные письма любых видов, включая:

• пожарные;
• торговые;
• для таможни;
• для СЭС;
• для любых других государственных органов.

Мы всегда тщательно следим за изменениями действующего законодательства, поэтому информация, содержащаяся в подготовленных нами документах, гарантированно актуальна. При изменении требований закона в отношении Вашей продукции Вы можете обратиться к нам для ускоренного переоформления отказного письма.